Phần mềm meeting

Phần mềm hội nghị trực tuyến ra đời như một giải pháp thông minh, hỗ trợ hiệu quả cho các cơ quan, doanh nghiệp và nhà trường trong công tác giảng dạy, giao tiếp, trao đổi thông tin,….Cùng với sự phát triển của công nghệ, ngày càng có nhiều phần mềm hội nghị trực tuyến ra đời, đa dạng về tính năng và cách thức hoạt động. Cùng với những lợi ích to lớn mà hình thức họp trực tuyến đem lại, ngày càng có nhiều doanh nghiệp, tổ chức áp dụng hình thức hội họp trước đây, mang lại những hiệu quả vượt bậc trong các hình thức cộng tác, làm việc nhóm trong thời đại công nghệ số 4.0 ngày nay. Vậy Họp trực tuyến là gì? Lợi ích mà nó mang lại? Giải pháp hội nghị trực tuyến hiện nay như thế nào? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

 

1. Họp trực tuyến là gì ?

Họp trực tuyến (meeting online, meeting conference) là họp hội nghị thông qua phần mềm, web hội nghị, điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN nhằm giảm chi phí và thời gian tổ chức so với các cuộc họp truyền thống trước đây. Giải pháp hội  nghị trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa như trường học; tư vấn y tế...

2. Lợi ích của cuộc họp trực tuyến

Họp trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình là một bước phát triển đột phá, cho phép những người tham gia tại nhiều địa điểm (trong và ngoài nước). Những người tham dự có thể nhìn và trao đổi trực tiếp với nhau qua màn hinh tivi/máy tính/điện thoại di động như đang ở trong cùng một văn phòng .

- Tiết kiệm chi phí:
Đây luôn là là yếu tố quan trọng hàng đầu khi các tổ chức, doanh nghiệp đầu tư kinh doanh và mang lại hiểu quả. Với một công ty nhỏ có khoảng 20 nhân viên thì chi phí tổ chức cho một cuộc họp, hội thảo sẽ thấp, nếu số lượng nhân viên lên đến hàng nghìn người thì chi phí sẽ tăng lên rất lớn. Vì vậy, hội nghị trực tuyến giúp giảm chi phí về tổ chức, đi lại, ăn ở và những chi phí phát sinh khác bằng cách đưa ra một hình thức trao đổi khác. 

- Tiết kiệm thời gian

Các cuộc họp trực tuyến có thể được tổ chức bất kỳ lúc nào và ở một địa điểm bất kỳ nào đó. Điều cần thiết khi tổ chức họp trực tuyến là việc kết nối Internet đủ mạnh để có thể truyền tải âm thanh, hình ảnh và dữ liệu liên tục. Ngoài ra, đối với các cuộc họp trực tuyến chuyên nghiệp gồm nhiều người tham gia, cần trang bị các thiết bị họp online chất lượng cao cùng phần mềm hội nghị chuyên dụng.

- Nâng cao hiệu quả cộng tác

Họp trực tuyến có thể giúp người tham gia cảm thấy thoải mái hơn, việc đưa ra ý tưởng và hợp tác hiệu quả hơn. Cùng với sự phát triển của hình thức hội nghị trực tuyến, sẽ hỗ trợ các công cụ cần thiết để trao đổi nhóm như: bảng trắng, tính năng ghi chú thích, chia sẻ màn hình, phòng họp nhóm breaking room.

3. Giải pháp họp trực tuyến phổ biến hiện nay 

Thứ 1. Họp qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng các thiết bị bao gôm phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.

Giải pháp này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành), số lượng điểm cầu nhiều hay ít thì việc triển khai lắp đặt hệ thống sẽ tương ứng với số lượng điểm. Việc đầu tư cao sẽ mang lại cho khách hàng cuộc họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.

- Ưu điểm: Số lượng người tham gia lớn, nhiều điểm, chức năng trình chiếu và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh chất lượng cao. Đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.

- Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu.

Thứ 2. Hội nghị trực tuyến qua điện thoại

Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.

- Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại).

- Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được video.

Thứ 3. Đàm thoại trực tuyến qua phần mềm/web

Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Zoom, Skype, Hangout... nhưng chức năng rất hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.

- Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp.

- Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như: Thời gian ngắn hoặc mất phí, số lượng người tham gia ít hoặc mất phí để nâng số lượng người tham gia, không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng...

Thứ 4. Sử dụng dịch vụ hội nghị trực tuyến 

Xu hướng họp online tăng cao nên nhiều công ty có dịch vụ hội nghị để đáp ứng thị trường. Cơ bản đây cũng là hình thức hội nghị qua phần mềm nhưng các phần mềm này có nhiều chức năng cao hơn giống như sử dụng thiết bị Hội nghị truyền hình.

- Ưu điểm: Chi phí rẻ

- Nhược điểm: Quy mô nhỏ, không chủ động trong cuộc họp, không phải tài sản của cơ quan, doanh nghiệp


Trên đây là những thông tin cơ bản về Phần mềm meeting. Quý khách hàng muốn tìm hiểu chi tiết hay tư vấn về Giải pháp hội nghị truyền hình hãy liên hệ ngay với chúng tôi

CÔNG TY TNHH TM DV KỸ THUẬT TIẾN HOÀNG

Website: www.sieuthivienthong.org

Hotline: 08.268.11112